有能でセクシー、かつ厳しい秘書が欲しい方へ

現代人は忙しいよね。

インターネットの恩恵を受けている一方で、あまりに時間が足りない、と感じます。

こんな時、身近なところに有能でセクシー、そして厳しい秘書がいてくれたら、事態は好転するでしょうか。

私なら、きっとやる気を出して生産性は上がるかも。

でも当然ながら、社長のスケジュール管理をするためだけに、一人マンパワーを導入する、なんて中小企業さんは令和三年の現在ほとんど存在しないでしょう。

この記事は、工夫を凝らして、

というお話です。

物事を計画的にやりましょう、と言われて真っ先に考えてしまうこと。ずばり、

「いや、言いたいことは分かるんだけれども。やったこともあるし。だけど、やるべきことのリストとか、どんどん長くなっていくのをみるとげんなりしちゃうんだよね」

ではないでしょうか。計画的に物事を進めなくてはならないのは分かる。でも

今から膨大なリストを眺めて、未来の先の先まで埋まってしまうのを見ているのはげんなりする。だから、しっかり計画は立てるけれども、今日やるべきこと、今やるべきこと以外は見たくない、というのが本音ですよね。

社長として、秘書に求める要件その一は「有能さ」です。この場合、有能というのはやたらとやるべきことをがなりたてるのではなく、本日やるべきことに集中させてくれて、他のことを排除し見えなくする能力のことです。

では要件その二。「セクシーさ」とは何でしょうか。引き寄せられる、ということですね。ちょっと時間ができたな、と感じたときふと覗きたくなる。触りたくなるものがセクシーさを備えているといって良いでしょう。

三つ目の「厳しさ」とは、一覧表にして「はい、社長。今日やるべきことはこれですよ。適正量のアイテムしかありませんので、必ず今日これをこなしてください。もし予定が厳しいようであれば、そもそも計画そのものを見直しておいてください」と突きつけられること。有無を言わせぬ強制力といってもいいでしょう。

社会人にはやるべきこと、やりたいことがいっぱいありますね。私はざっと上げただけでも8つの役割があります。どれか1つに集中させてくれたら本領発揮できるのに、みたいな話はもう通用しないです。

全部やりきる。でもどうやって。特に長期計画を組んで、細かくやるべきことのリストを作れば作るほど、その一覧表をみて、げんなりしちゃうんだけど。

そこで有能でセクシー、かつ厳しい秘書の登場なのです。

話は一端秘書から離れますが、みなさんチェックリストは利用されていますか。チェックリストとは、やるべき項目を書き出して、□のような記号を付け、それをやったら✓をつけていくリストのことです。

先ほどから出ている将来の計画、将来やるべきことが大きければ大きいほど、チェックリストも長くなりますね。げんなりする、というのはこれらの長いチェックリスト、しかも複数のプロジェクトについてのチェックリストを眺めて息が詰まる現象をいいます。

人間の脳は生理的に七つ以上のことを考えてしまうと、パニックになるといいます。経験的にも、やるべきこと、考えるべきことが七つ以上になった時点でなんかやる気が失せます。だから、将来の計画を捨てて、その場限りのやるべきことに集中させて欲しい、という態度を取ってしまいがち。そして、計画性がない、将来の見通しが甘い、などという評価がくだってしまいます。

計画性を重視しているにもかかわらず、時間に追われる怖さから計画表みたいなものは作らず、その場限りの反応や素早さを高めることに終始してしまう。

過去の曽我・・・

そうならないためにはどうしたら良いのでしょうか。

GTD 参考文献